Tabla de Contenido
Toggle¿Qué deben hacer las empresas con los aportes de contratistas o independientes con la nueva reforma pensional?
Es de vital importancia entender la trascendencia administrativa y aumento de obligaciones que tendrá toda compañía en Colombia debido a la nueva reforma pensional. En estos casos, debido a que deberá determinar si realiza la retención de los aportes de contratistas o independientes, y esto generará un incremento en los costos administrativos.
Debido a esta complejidad técnica, delegar a un outsourcing contable especializado en Colombia podría ser la mejor solución, pues permite que su empresa se enfoque en el core del negocio mientras asegura el cumplimiento exacto de la ley. No obstante, en este contenido trataremos de mencionar los puntos más relevantes tras la reforma.
Qué dice la Ley 2381 de 2024
De acuerdo con los nuevos cambios proferidos por la reforma pensional en Colombia, las empresas nuevas, sociedades que se constituyan en Colombia, o antiguas deberán tener en cuenta:
De acuerdo con la ley 2381 de 2024 citamos los siguientes artículos para aportes de contratistas independientes.
"ARTÍCULO 7. DEBERES DE LOS(AS) EMPLEADORES(AS) Y CONTRATANTES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Corresponde a los(as) Empleadores(as) y contratantes de prestación de servicios dentro del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, invalidez y muerte de origen común:
1) Realizar el pago de su aporte y del aporte de los(as) trabajadores(as) o contratistas de prestación de servicios a su servicio en el Pilar Contributivo. Para tal efecto, descontará del salario, y/o honorarios de cada persona, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias y realizará el descuento de las cotizaciones voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el(la) trabajador(a) o contratista de prestación de servicios.
2) Efectuar el pago de las cotizaciones a través de los mecanismos de recaudo establecidos, dentro de los plazos que determine el Gobierno Nacional.
3) Reportar y mantener actualizada toda la información que se requiera para la correcta y adecuada liquidación y pago de las contribuciones parafiscales del Sistema de Protección Integral para la Vejez.
4) Responder por la totalidad del aporte aún en el evento que no hubiere efectuado el descuento a él(la) trabajador(a) o contratista de prestación de servicios con las sanciones a que haya lugar en caso de incumplimiento.
5) Facilitar el acceso a información oportuna relacionada con la elección del fondo de pensiones de ahorro individual de preferencia de los afiliados, respetar su decisión y abstenerse de realizar afiliaciones o modificaciones sin su consentimiento.
6) Informar las novedades laborales de sus trabajadores o contratistas de prestación de servicios a la entidad a la cual están afiliados, en materias tales como ingreso base de cotización y sus cambios, las vinculaciones y retiros de trabajadores; así mismo, informar a los trabajadores y contratistas de prestación de servicios sobre las garantías y las obligaciones que les asisten en el Sistema General de Seguridad Social. "
"ARTÍCULO 21. RESPONSABILIDAD POR EL PAGO DE LAS COTIZACIONES. EI(la) empleador(a), contratante de prestación de servicios o contratista, será responsable de realizar la cotización al Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, invalidez y sobreviviente.
EI(la) empleador(a), contratante de prestación de servicios o contratista asumirá el porcentaje que le corresponde y descontará el porcentaje del salario y/o honorarios a cargo del(la) trabajador(a) o contratista, en el momento del pago, si a ello hubiere lugar.
EI(la) empleador(a) contratante de prestación de servicios o contratista responderá por la totalidad de la cotización aún en el evento de que no hubiere efectuado el descuento al(la) trabajador(a), o afiliado.
El (la) trabajador(a) independiente es el responsable de su propio pago. Los aportes podrán ser realizados por terceros a favor del afiliado sin que tal hecho implique por sí solo la existencia de una relación laboral, sin que por ello se entiendan habilitadas formas de contratación prohibidas expresamente por la ley. Para verificar los aportes, podrán efectuarse cruces con la información de las autoridades tributarias y, así mismo, solicitar otras informaciones reservadas, pero en todo caso dicha información no podrá utilizarse para otros fines.
Las cotizaciones que no se consignen dentro de los plazos señalados para el efecto, generarán un interés moratorio a carqo del(la) empleador(a), contratante o contratista, igual al que rige para el impuesto sobre la renta y complementarios. En caso de omisión en la afiliación se generará cálculo actuaria\. El Gobierno nacional reglamentará la forma de realizar el cobro de los aportes dejados de realizar en la oportunidad por parte del(la) empleador(a), contratante o contratista.
Estos intereses se abonarán proporcionalmente al fondo de reparto del Componente de Prima Media o en la cuenta individual del Componente Complementario de Ahorro Individual, según corresponda. Los(as) ordenadores(as) del gasto de las entidades del sector público que sin justa causa no dispongan la consignación oportuna de las cotizaciones, incurrirán en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.
En todas las entidades del sector público será obligatorio incluir en el presupuesto las partidas necesarias para el pago del aporte del(la) empleador(a), contratante o contratista, al sistema de protección social integral para la vejez, invalidez y sobreviviente, como requisito para la presentación, trámite y estudio por parte de la autoridad correspondiente.
Corresponde a la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales - UGPP adelantar las acciones de determinación y cobro con motivo del incumplimiento de las obligaciones del empleador, contratante o contratista, de conformidad con los artículos 178,179 y 180 de la Ley 1607 de 2012 o las normas que las modifiquen o sustituyan.
En el caso de los independientes, éstos podrán afiliarse y pagar las cotizaciones al sistema por intermedio de agremiaciones o asociaciones debidamente autorizadas, de acuerdo con la reglamentación existente.
PARÁGRAFO 1. Cuando el empleador no hubiere realizado la afiliación del trabajador por un periodo anterior al 31 de marzo de 1994, ya sea por actos de fuerza o por falta de cobertura de la entidad de seguridad social en pensiones, el título pensional se calculará con base en el Índice de Precios al Consumidor (IPC) certificado por el DANE aumentado en un 3% efectivo anual.
PARÁGRAFO 2. Las obligaciones por deuda pensional por tiempos de servicio no cotizados antes de 1994 a cargo de las empresas empleadoras, que no hayan sido reconocidas y pagadas bajo la figura de conmutación pensional; integración de cálculos actuariales; títulos o bonos pensionales, prestarán merito ejecutivo previa constitución en mora del empleador deudor por parte de la Administradora de Pensiones. La UGPP contará con las competencias para el cobro coactivo de estas obligaciones incluidas las empresas que sean reportadas por las Administradoras de Pensiones.
PARÁGRAFO 3. Las mujeres que tengan ingresos menores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente, y que no cuenten con vinculación laboral o contractual y se encuentren afiliadas al sistema de salud, sea como beneficiarias o en el régimen subsidiado; podrán realizar sus aportes al pilar contributivo por un (1) salario mínimo legal mensual vigente, el cual será pagado a través de tercero sin necesidad de realizar el aporte obligatorio en salud. "
La vigilancia permanente de un servicio de revisoría fiscal es vital para certificar que estos pagos se realicen bajo los topes legales y evitar requerimientos de la UGPP.
La Reforma y el Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte
En mayo de 2025 se reglamenta y compilan las normas del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común, contemplado en la Ley 2381 de 2024 y se dictan otras disposiciones citada en el siguiente artículo:
Artículo 2.2.4.18.7. Pago de Cotizaciones por parte del contratante. En el marco de lo dispuesto por el artículo 21 de la Ley 2381 de 2024 cuando se celebren contratos de prestación de servicios el contratante y el contratista podrán acordar que será responsabilidad del contratante realizar la cotización al Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común.
En este evento y, en virtud del principio de integralidad que rige el Sistema de Seguridad Social Integral, el contratante no solo será responsable de descontar de los honorarios del contratista, en el momento de su pago, el porcentaje de la cotización correspondiente al Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común, sino además, los porcentajes de cotización correspondientes a los Sistemas Generales de Seguridad Social en Salud y de Riesgos Laborales.
El contratante responderá por la totalidad de las cotizaciones a pensiones, salud y riesgos laborales, aún en el evento de que no hubiere efectuado el descuento por los aportes de contratistas.
Si necesitas una asesoría especializada y actualizada en la normativa contable y fiscal en Colombia, en GMH Auditores estamos listos para acompañarte.
