El software contable en el sistema financiero de una empresa.
La palabra contabilidad corresponde a poder controlar el sistema financiero de una empresa. Un sistema financiero incluye historial de transacciones, auditoría e interpretación de todo tipo de informes financieros. Hace mucho tiempo las empresas y personas gestionaban su contabilidad manualmente. En la actualidad el software contable ha reducido la pérdida del sistema que solía venir con el mantenimiento de papeles. Todo el mundo está considerando la importancia del software contable en los negocios ahora.
¿En que nos puede ayudar?
Un software de contabilidad hace todo lo que la contabilidad solía hacer en los negocios, pero de forma digital. En palabras simples, el software contable evalúa y se ocupa del estado financiero de una empresa. Este software supervisa:
- Estructura de cuentas contables: el cuidado de las cuentas es la tarea principal del software de contabilidad. Se ocupa de las cuentas por pagar y por cobrar, lo ayuda a controlar los bancos, relación de todos los gastos, ingresos, pasivos y activos en un período de tiempo específico.
- Documentos (facturas de venta y de compras): Los documentos como facturas son otra parte financiera importante de una empresa. El software contable le ayuda a proporcionar facturas a los clientes y les prepara la factura.
- Seguimiento de ventas: el sistema realiza un seguimiento de la venta total, ventas detalladas, por cliente, por producto, muchos informes a nivel de ventas que pueden optimizar las mismas ventas del negocio.
- Administración de nómina (gestión de nomina): el software contable también gestiona a los empleados. Se encarga de su salario, sueldos, bonificaciones y todas las compensaciones financieras, históricos y liquidaciones, así mismo como informes a entidades de control.
- Gestión de inventario: la gestión de inventario es muy esencial para los negocios. Con la aplicación de esta solución, la situación de la gestión de existencias mejora aún más.
- Declaración de impuestos: además de realizar informes generales sobre las finanzas, se encarga de la gestión fiscal, informes para entidades de control del país correspondiente.
- Ayuda en el presupuesto: analiza los documentos en mano y los compara con los anteriores y ayuda en la elaboración de un nuevo presupuesto, ha realizar proyecciones entre otros.
- Control de archivo: El software contable nos da un adecuado registro de las transacciones, organizando la documentación soporte para su fácil hallazgo y archivo.
- Empresas de servicios contables: El aumento de empresas en la normalización y sistematización de su contabilidad conlleva a la contratación de terceros para poder dedicarse a sus negocios, estas entidades gozan de los beneficios del software contable.
Importancia del en los negocios
El software contable en estos tiempos a generado una necesidad enorme, debido a la cantidad de transacciones y documentos que pueden manejarse tanto en una compañía que acaba de empezar, como en una compañía que lleva bastantes años de operación. El manejo de tantos datos en tiempo real conlleva a un análisis rápido, conciso y con la mejor seguridad fiable para las empresas. Si se toma un momento, comprenderá por sí mismo la importancia del software de contabilidad en su negocio. El manejo organizado de toda su contabilidad, cuentas por cobrar, por pagar, inventarios, costos gastos, bancos, información por documento, por clientes proveedores, en la actualidad es tan detallada la información que el software contable se ha vuelto indispensable.
¿Por qué el software contable se volvió tan importante?
El software contable se ha convertido en asistentes de negocios al realizar programas o soluciones para áreas empresariales complicadas. Su importancia se da por:
Mas rápido y menos tiempo en la consolidación de información.
El tiempo es lo más importante en los negocios, especialmente cuando recién comienza su viaje. Cuando se manejaba la contabilidad manualmente, el número de personas que se requería y la cantidad de tiempo que se utilizaba para poder consolidar los datos financieros era enorme. Por otro lado, el uso del software contable ha simplificado el sistema en general. Esta simplificación ahorra el tiempo que necesita para invertir en otros sectores y obtener la información aun si es de cantidades enormes en un tiempo muy rápido.
Menos errores en el momento de consolidar información.
Es bastante norma la presencia de errores en el momento de consolida mucha información financiera más a un cuando se realiza de forma manual, los cálculos, sumas restas entre otros puede presentar muchos errores. Un error en los cálculos financieros puede ser devastador para su compañía. Pero la automatización en este proceso en la utilización de un software contable aporta perfección en el trabajo, exactitud a la hora de generar informes veraces para la gerencia, ya que no hay posibilidad de cometer tal error. Puedes conocer nuestros servicios contables y podrás observar nuestra infraestructura en software donde se realiza contabilidad de nuestros clientes, el outsourcing contable es una necesidad del 80% de los empresarios.
Informes veraces y exactos.
La necesidad del software contable, tanto en empresas de servicios contables, despachos contables, o empresas en general que manejen un gran volumen de información, Requerirán, el acceso a informes rápidos de sus facturas, historial de transacciones, detalles de sus existencias, etc., que son parte de su informe comercial total.
Puede resultar agotador sentarse con papeles y hacer los informes. El sistema de contabilidad le prepara esos informes por sí solo.
Encargarse de los impuestos fácilmente
En la actualidad los entes de control de cada País, requiere información, detallada, Imagínese que te soliciten información detalladas de todas las transacciones realizadas en los 2 o 3 últimos años de uno o varios de tus clientes, y tengas que enviarlo en un lapso corto de tiempo, es ahí cuando un software contable presenta todas sus fortalezas y te simplifica ese trabajo en tan solo minutos consolidando toda la información requerida. Ya sabemos que el software de contabilidad automatiza los informes para usted. Estos informes listos para usar le ayudarán a seguir adelante con la complejidad de los impuestos.
Tipos de software contable en Colombia.
Existen diferentes tipos de software contable en Colombia según los requerimientos de los usuarios. Estos requerimientos dependen del tamaño y operación de cada negocio, la facilidad de uso, la ubicación del negocio, etc.
También existe un software contable basado en la industria:
- Contabilidad de bases de datos: está dedicada a los grandes nombres del mercado. Por supuesto, estos son costosos, ya que son para las grandes empresas comerciales.
- Software de contabilidad instalado: se trata de software dedicado a las PYME (pequeñas y medianas empresas).
- Software basado en la nube: el software basado en la nube es tendencia en estos días. También son para pequeñas y medianas empresas.
Algunas referencias de software contable usado en Colombia
- SIIGO, Escritorio o Nube
- WORLDOFFICE, Escritorio o Nube
- Novasoft
- SAP
- HELISA
Ventajas de utilizar software de contabilidad
Según un informe en Colombia el 90% de las compañías utilizan un software contable. Y la mayoría de ellos utilizan el sistema de contabilidad empresarial.
Problemas que pueden surgir al implementar un nuevo software contable en Colombia.
Colombia presenta una inestabilidad jurídica en el control fiscal, debido a esto, cada año se legislan nuevas normas que cambian sustancialmente los procesos contables, estos conllevan a nuevas parametrizaciones por cada uno de los desarrolladores de estos software. Por lo tanto, desde un comienzo debes estar bien asesorado por tu asesor contable, o empresa de servicios contables que te asesore, y pueda realizarte un análisis antes de comenzar.
Debido a estos problemas de impuestos tu mejor opción si eres una empresa pequeña, es la asesorar correctamente con la compañía de servicios contables especializados y seleccionar un software nacional el cual de forma anual es actualizado en todos estos cambios normativos.
Si eres una empresa grande, tendrás más retos ya que los softwares utilizados en multinacionales, empresas grandes en las cuales su software es internacional, este desarrollo de actualizaciones no se realiza, motivo por el cual deberás estandarizar tus procesos de manera inicial de tal forma que puedas optimizar estos cambios normativos y te sea fácil de analizar en el momento que se den. No importa lo fácil que el software le haga la vida al salvarlo de todos esos papeles, le llevará un poco de tiempo hacer frente a eso.
El software de contabilidad dirigido a las PYME´S, Medianas, o Grandes empresas suele tener un diseño minimalista. Entonces no necesitan soporte técnico. Pero hay un equipo que trabaja para solucionar un problema.
